BLOG
IN 12 STAPPEN EEN SUCCESVOLLE BEURSDEELNAME ORGANISEREN
12 stappen voor het organiseren van een succesvolle beursdeelname 12 stappen voor het organiseren van een succesvolle beursdeelname
In dit blog vind je 12 stappen die je op weg helpen bij het organiseren van een succesvolle beursdeelname. Van het kiezen van de juiste beurs tot het bepalen van een goede standlocatie en tips om grip op de kosten te houden. Maar ook het stellen van doelen, verdelen van taken en het meetbaar maken van het resultaat komen aan bod.

12 stappen voor het organiseren van een succesvolle beursdeelname

 

In dit online tijdperk lijkt het soms alsof persoonlijk contact op een vakbeurs overbodig is geworden.

Niets is echter minder waar. Je potentiële klanten mogen zich dan online oriënteren – persoonlijk contact geeft nog steeds de doorslag in het koopproces.

Klanten willen hun toekomstige aankoop ervaren, zéker als het een grote investering betreft. Vertrouwen in het product, maar zéker ook in ‘de mensen erachter’ blijft onverminderd belangrijk. En daar is een beurs perfect voor, mits je het goed aanpakt.

Onderstaande 12 stappen helpen je op weg bij het organiseren van een succesvolle beursdeelname.

 

1. Kies de juiste vakbeurs voor je bedrijf

 

Voorkom teleurstelling na een beursdeelname omdat je niet de juiste bezoekers trof. Vergroot je kans op nieuwe klanten als volgt:

  • Doe marktonderzoek en bezoek eerst eens wat beurzen voordat je deelneemt. Vraag exposanten wat de deelname hen oplevert. Of welke beurzen ze verder nog aanbevelen en waarom. Vraag bezoekers naar de reden van hun bezoek en hun ervaringen met de beurs.
  • Bekijk vakmedia. Welke exposities of shows zijn volgens hen relevant?
  • Vraag je klanten welke vakbeurzen ze bezoeken en waarom.
  • Vraag de beursorganisatie om het bezoekersprofiel met oa bezoekersaantallen, interessegebied, budget, functie, mate van beslissingsbevoegdheid, geografische spreiding, gesproken taal et cetera.
  • Kies een beurs (internationaal, nationaal of regionaal) die past bij je afzetgebied. Bijvoorbeeld: bevind jij je in Noord-Nederland en je potentiële klanten in een omtrek van 30 kilometer? Dan lijkt een regionale beurs geschikter dan een internationale.
  • Verkoop je in het land van de beurs niet rechtstreeks maar via distributiepartners? Overweeg dan of je zelf aan de beurs deelneemt (handig voor de push-pullwerking) of partners ondersteunt met producten en mankracht. En bedenk of je de taal spreekt, documentatie in de benodigde talen beschikbaar is en wie de leads gaat opvolgen.
  • Zijn er meerdere beurzen tegelijk, nationaal en internationaal? Bepaal welke het belangrijkst is.

 

2. Bepaal een goede plek voor je beursstand

 

Je wilt je bedrijf inschrijven voor een beursdeelname en zoekt op de plattegrond naar een goede plek voor je stand.

Maar wat is een goede plek?

Hieronder enkele tips:

  • Meer open zijdes = meer zichtlijnen. Een eiland (4 open zijdes) of kopstand (3 open zijdes) is opener en daardoor beter zichtbaar dan een stand op een hoek (2 open zijdes) of rij (1 open zijde).
  • Een hoek- of rijstand kan een goede optie zijn, maar dan moet je wel eerst checken of die plek ‘in de loop’ ligt. Vraag de beursorganisatie naar de routing en verwachte looprichting. Waar zijn de in-, uit- en doorgang(en) en wat zijn de hoofdgangpaden?
  • Check of er publiekstrekkers in de buurt zijn, zoals seminars, innovatiepleinen, demonstraties of cateringpleinen. Of heb je buren met veel bezoekers waarvan je zou kunnen profiteren?
  • Kijk waar je directe concurrenten staan. Bepaal of je wel of niet in de buurt wilt staan. Beursorganisatoren plaatsen branchegenoten (concurrenten) namelijk vaak bij elkaar om bezoekers een compleet aanbod te geven.

 

3. Bepaal de kosten van de beursdeelname

 

Als je het budget voor de beursdeelname gaat bepalen, moet je diverse kostenposten begroten:

  • Huur vloeroppervlakte, ofwel de “kale oppervlakte”, die je huurt van de beursorganisatie. Veel vakbeurzen hanteren een vroegboektarief. Daardoor zijn de beste standplekken vaak snel geboekt. Wees er dus op tijd bij, want boek je na de vroegboekdeadline, dan betaal je méér voor een minder goede plek. En dát komt je rendement niet ten goede.
  • Faciliteiten beursorganisatie, zoals wateraan- en afvoer, elektriciteit, internet, hangpunten, schoonmaak en standbeveiliging.
  • Standbouw. Hier heb je veel verschillende opties in, zoals budgetvriendelijke maar weinig onderscheidende “uniforme standbouw” van de beursorganisatie of een speciaal voor jouw bedrijf ontworpen beursstand.
  • Reis-, verblijf-, lunch-, diner-, parkeer- en overnachtingskosten voor je standpersoneel. Soms worden personeelskosten, zoals de uren van marketing-, verkoop-, facilitair- en technische medewerkers ook meegewogen in het budget. Bespaartip: hoe vroeger je vluchten en hotels boekt, hoe lager de tarieven.
  • Demo-artikelen die je wilt tonen op je stand.
  • Promotie-kosten voor uitnodigingen, de uitgifte van brochures op de stand, beursacties, netwerk-activiteiten, inzet van gave technische hoogstandjes, online marketing en advertenties in de beurscatalogus.
  • Gastvrijheid op je stand kun je creëren door originele beurscatering. Je kunt dit zo gek maken als je zelf wilt – van een saplab tot een pannenkoekenkraam. Ook staat het heel gastvrij om een hostess op je stand te hebben, die flyert, gasten opvangt en/of de stand netjes houdt.
  • Allerhande losse boodschappen, zoals kantoorartikelen, een EHBO-kistje, branddeken et cetera. Download hier een stand-inventarislijst.
  • Neem ook een post onvoorziene kosten op.

 

4. Stel een beursteam samen en maak een taakverdeling

 

Stel een beursteam samen en beleg alle beurstaken bij de diverse leden.

Maak één persoon verantwoordelijk voor het project. Diegene is de spin in het web, houdt het overzicht en weet álles over de beursdeelname.

Hij/zij zorgt dat de beurs van A tot Z wordt voorbereid en is het aanspreekpunt voor o.a. collega’s in alle lagen van de organisatie, de beursorganisatie, de standbouwer, reclamebureau, cateraar, drukkerij, hostesses, et cetera.

Hij/zij is bij voorkeur ook aanwezig op de beurs en zorgt dat alles op de stand gesmeerd loopt. Als dat niet mogelijk is, zorg dan dat iemand anders de honneurs waarneemt.

 

5. Stel heldere doelen voor je beursdeelname

 

Als je voorafgaand aan een beurs heldere doelen stelt, kun je na afloop beter opvolgen en evalueren. Doe dit bij voorkeur met het volledige beursteam, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan.

Harde doelstellingen gaan over afspraken, orders of aanvragen. Bijvoorbeeld:

  • X% meer omzet bij 10 bestaande key-accounts middels beursactie Y;
  • X aantal afspraken met potentiële distributiepartners in land Y;
  • X aantal aanvragen voor een demo op locatie bij potentiële klanten van product Y;

     

Zachte doelstellingen gaan over het versterken van je imago en de merkbekendheid en kun je als volgt uitdrukken:

  • X aantal persberichten over product Y in blad A en B in land C en D;
  • X% meer bezoekers naar de productconfigurator op de website;
  • X aantal nieuwe volgers, shares, likes en mentions op LinkedIn, Facebook en Twitter;

 

6. Bepaal welke producten of diensten je wilt laten zien

 

Beursbezoekers scannen je stand en bepalen in een ‘split second’ of ze stoppen. Zorg dus dat je stand overzichtelijk, opvallend en aantrekkelijk is.

Vermijd nietszeggende vaktermen en gebruik taal, producten en beelden die voor jouw potentiële klant meteen duidelijk maken wat je doet.

Bepaal met je team welke producten of diensten je tijdens de beurs wilt tonen om bovenstaand doel te bereiken. En zorg dat je aan alle voorwaarden voldoet om het op de beurs goed te kunnen tonen of zelfs verkopen, zoals:

  • technische en commerciële documentatie in de juiste talen
  • opleiden van medewerkers
  • voorraadposities verhogen
  • website updaten
  • persberichten uitbrengen
  • et cetera.

 

7. Laat een beursstand ontwerpen

 

Een ontwerpbureau of reclamebureau kan je beursstand ontwerpen. Als het ontwerp klaar is, kun je op zoek naar een standbouwer die de stand produceert en bouwt.

Je loopt echter minder risico als je een standbouwer zowel het ontwerp als de realisatie te laten doen. Dan heb je alles onder één dak, wat zorgt voor korte lijnen, minder kans op fouten en snelle besluitvorming.

Zorg voor een duidelijke briefing. In je briefing voor de standbouwer komen doorgaans de volgende zaken aan bod:

  • Algemene info over je bedrijf, de beurs en de doelstellingen van je bedrijf voor de beursdeelname;
  • Info over activiteiten op de stand en de producten die je wilt laten zien;
  • Een beschrijving van de sfeer die je wilt overbrengen + eventuele sfeerbeelden die je wilt tonen;
  • Je huisstijlrichtlijnen;
  • Gewenste voorzieningen, zoals een verdieping, spreekkamer, bergruimte, meubels, bar, planten, audiovisuele ondersteuning, catering & entertainment.

 

Aan de hand van de briefing vertaalt de standbouwer je wensen in een (driedimensionaal) standontwerp. Als je je standontwerp hebt gekregen, check dan of de volgende factoren kloppen:

  • is je logo goed zichtbaar geplaatst?
  • is het voor bezoekers direct duidelijk wát je doet als ze naar de stand kijken?
  • is er voldoende ruimte voor de producten/diensten die je wilt laten zien?
  • is je stand goed uitgelicht?
  • is er voldoende zitruimte?
  • voldoet de stand aan de bouwregels van de beursorganisatie? (dit checkt de standbouwer meestal wel voor je, maar een dubbelcheck kan geen kwaad)

8. Promoot je beursdeelname vóór & tijdens de beurs

 

Door je beursdeelname vooraf goed te communiceren versterk je je imago en naamsbekendheid.

Trek meer bezoekers naar je stand door onderstaande tips toe te passen:

  • Stuur ruim van tevoren uitnodigingen naar bestaande of potentiële klanten voor een bezoek aan je stand, productlancering, VR-demo, een informatief ontbijt of netwerkborrel.
  • Stuur 2 weken van tevoren nog eens een e-mailing naar je (potentiële) klanten en bel ze op om concrete beursafspraken te maken.
  • Zorg ervoor dat al je saleskanalen en distributiepartners op de hoogte zijn van je beursdeelname en dat zij ook hun klanten uitnodigen om naar je stand te komen.
  • Veel beursorganisaties geven je de mogelijkheid om e-mails te versturen naar hun bezoekersbestand.
  • Organiseer een beursactie of aanbieding om mensen naar je stand te trekken of om een beursbestelling te doen.
  • Geef een lezing, organiseer een seminar of spreek op een conferentie tijdens de beurs.
  • Adverteer via Google Adwords.
  • Plaats bannering op vakgerelateerde websites.
  • Adverteer op relevante online en offline vakmedia.
  • Adverteer in de beurscatalogus of op de beursvloer (prullenbakken, plattegronden, vloerstickers die leiden naar je stand, et cetera).
  • Communiceer je beursdeelname door middel van je e-mail-handtekening.
  • Publiceer over je beursdeelname en eventuele acties en aanbiedingen op je website (maak een actiepagina!), via je nieuwsbrief en op je social media-kanalen, zoals Instagram, Facebook, LinkedIn en Twitter.
  • Promoot je beursdeelname op je offertes en orderbevestigingen.
  • Zorg voor een spektakel waardoor mensen stilstaan, zoals een interactieve vloer of robot-act. Maar ook lekkere hapjes kunnen werken, mits het bij je bedrijf past. 
  • Stuur een persbericht uit over nieuwe producten of diensten die je lanceert. Zorg ervoor dat je persbericht ook in de perskamer van de beurs komt te liggen;
  • Organiseer een persontbijt op de stand, waarbij je hen bijpraat over een nieuw product of strategie.
  • Plan 1-op-1 interviews in tussen je PR-mensen (of directieleden) en de pers.

 

9. Zorg voor gemotiveerd en goed getraind standpersoneel

 

Hoe vaak zie je het niet op beurzen… Personeel dat zit te werken op de laptop of met de rug naar het gangpad staat. Of een groepje collega’s dat staat te ouwehoeren. Terwijl potentiële klanten je stand voorbij lopen.

Zonde van je investering en je rendement

Voor een succesvolle beurs is goed geïnformeerd en gemotiveerd standpersoneel dus een onmisbaar ingrediënt.

Organiseer een beurstraining (eventueel door een professionele trainer), waarin je de standcrew deelgenoot maakt van de doelen. Onderdelen die hierbij aan bod kunnen komen:

  • Het doel van de beursdeelname (zie stap 5).
  • Het bezoekers-profiel.
  • Algemene informatie, zoals huisregels, dresscode, reisdetails, parkeerinfo, personeelsplanning, hotelinformatie, avondprogramma, et cetera.
  • Hoe ziet het stand-ontwerp eruit, wat wordt er getoond?
  • Activiteiten tijdens de beursduur (elke dag een kick-off en de-briefing met alle collega’s, klantafspraken, events, avondprogramma).
  • Wat is de pitch per product? Zijn de unieke producteigenschappen en verkoopargumenten goed in het verhaal van de standbemanning verwerkt? Vertelt iedereen hetzelfde?
  • Handling van bezoekers; wie doet wat op de stand (bijvoorbeeld: hunters in het gangpad spreken mensen aan en verwijzen de interessante personen door naar productspecialisten op de stand voor meer uitleg).
  • Hoe leg je de gesprekken met bezoekers vast? Zijn er leadformulieren of gebruik je een app?
  • Huisregels over eten op de stand, kledingvoorschriften, gebruik mobiele telefoon, etc.

 

10. Bepaal een werkwijze voor het registreren van leads

 

Je hebt veel waardevolle personen tijdens de beurs gesproken en zelfs veelbelovende vervolgafspraken geboekt.

Twee weken later -je hoofd zit alweer volop in de ‘business as usual’- vis je de visitekaartjes uit je colbert en bedenk je: “Ik moet nog bellen. Maar wat hebben we ook alweer precies besproken?”

Zorg dat je dit niet overkomt - zonde van je beursrendement...

Hier enkele tools voor een soepele leadopvolging:

  • Op een papieren leadformulier kun je uitgebreid gespreksnotities maken. Niet het visitekaartje eraan en geef aan welke opvolging gewenst is, op welke termijn en door wie. Zet het na de beurs in je CRM.
  • Huur scan-apparatuur via de beursorganisatie. Hiermee kun je de bezoekersbadges scannen en opvolgacties selecteren. Je krijgt de leads na de beurs in een elektronisch bestand toegestuurd, dat je kunt importeren in je CRM.
  • Veel CRM-pakketten hebben een app met scan-functie voor visitekaartjes waarmee je persoonsgegevens van je potentiële klant direct importeert. Voeg gespreksnotities toe, stuur een automatische gepersonaliseerde bedank-mail en schiet direct een opvolgtaak in je agenda (of die van je collega).

 

11. Volg beursleads adequaat op

 

Als je van je lead een klant maken wilt, volg dan adequaat op. Dat kost tijd. Blok daarom de week na de beurs in je agenda, zodat je meteen kunt beginnen met het omzetten van je beursleads in potentiële klanten.

Tips hiervoor:

  • Mail je leads op de dag dat ze je stand bezochten een sfeerfoto van je stand, een “dankjewel voor je bezoek”-bericht en een linkje naar je website.Lukt het niet dezelfde dag? Doe het dan zo kort mogelijk na de beurs. Gebruik je eigen persoonsnaam als afzender, eventueel gecombineerd met de bedrijfsnaam en verpersoonlijk de onderwerpregel, bijvoorbeeld: “Aangenaam je gesproken te hebben, [voornaam].”
  • Mail je leads binnen een week na de beurs een persoonlijke opvolging, waarin je refereert aan het gesprek, zijn probleem nog een keer kort schetst in de woorden die hij gebruikte tijdens jullie beursgesprek, de beloofde informatie (offerte, brochures) nastuurt en afsluit met een vraag.Bijvoorbeeld: “Wat vond jij van ons gesprek?” of “Zullen we ons gesprek binnenkort voortzetten onder het genot van een kopje koffie?”
  • Reageert je contactpersoon niet? Bel hem op en check of er nog vragen of behoeften zijn!Of stuur 2 weken later nog eens een mail met als onderwerp: “Volgende stap?” en een tekst met de strekking dat je benieuwd bent of de persoon in kwestie nog interesse heeft en klaar is voor een volgende stap (een afspraak?) en dat je graag hoort of je iets voor hem/haar kunt betekenen.
  • Indien bovenstaande opvolgtips geen effect hebben, zet de persoon in kwestie dan in je algemene nieuwsbriefbestand.
  • Persoonlijke aandacht vindt iedereen prettig! Het kost wat tijd, maar je “warmste” leads zijn het waard om een persoonlijke vervolgafspraak te plannen! Bovendien vergroot je je kans om een nieuwe klant te maken.
  • Nodig je potentiële klant uit via LinkedIn. Zo weet je wat hem bezighoudt en kun je reageren op zijn posts en hem voeden met relevante informatie. Daardoor blijf je “on-top-of-mind” en vergroot je de kans dat je uiteindelijk iets verkoopt. 

 

12. Evalueer je beursdeelname

 

Het wordt vaak vergeten, maar het evalueren van een beursdeelname is juist waardevol zodat jullie het de volgende keer nóg beter kunnen doen. Doe dit bij voorkeur met het volledige beursteam.

Evalueer de volgende punten: 

  • Als je vooraf doelstellingen had bepaald, beoordeel dan of deze behaald zijn. Indien dat niet het geval is, hoe komt dat? En wat kan ervoor zorgen dat het volgende keer wel lukt?
  • Ben je binnen het budget gebleven? Zo nee, hoe komt dat? Was het budget wel realistisch of moet het volgende keer omhoog?
  • Hoe was de locatie van de stand? Heeft de plek voor de gewenste aanloop gezorgd? Zo nee, welke locatie is eventueel beter?
  • Voldeed de beursstand aan de verwachtingen? Hoe verliep de samenwerking met de standontwerper/bouwer? Deel deze ervaringen ook met de betreffende leveranciers zelf, zodat ze de kans hebben om eventuele onvolkomendheden te verbeteren.
  • Kwam je boodschap goed aan bij de doelgroep?
  • Wat is het effect van de promotie vooraf geweest? Kun je dat meten?
  • Zijn jullie tevreden over de kwaliteit van de bemanning op de stand? Zo nee, wat kan eventueel beter de volgende keer? Hoe verliep de samenwerking onderling?
  • Bespreek kort na de beurs hoeveel leads er zijn binnengehaald. Wie neemt welke lead voor zijn rekening? Is er al resultaat behaald (afspraken, offerte-aanvragen, verkopen)?
  • Bespreek 2/3 maanden na de beurs nog eens alle leads. Zijn er al vervolggesprekken geweest of misschien al orders?

 

We hopen dat je met dit document wat handvatten hebt om je beurs meetbaar rendabel te maken.

 

Wil je verder sparren met één van onze specialisten? Neem dan contact met ons op

 

Blogs